A forgalmazó a fegyver, lőszer és lőszerelem forgalmát a rendelet szerinti hitelesített nyilvántartó könyvben rögzíti. A fegyvernél az azonosító adatokat, a lőszernél az azonosítást lehetővé tevő adatokat, az ügyfélnél a törvény szerinti személyi vagy szervezeti és engedélyadatokat kell felvenni. Az átvétel és az értékesítés bizonylatai a nyilvántartás alapjául szolgálnak. A napi zárás, a tényleges és nyilvántartott készlet egyeztetése, valamint a központi nyilvántartás felé előírt elektronikus adattovábbítás külön feladat.